個人情報保護について

当社グループは個人情報の取得、利用及び提供に関して、適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。取得した個人情報の目的外利用を行わないこと及びそのための措置を講じます。また個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を得ます。

2.　法令、国が定める指針その他の規範に関して、個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者に周知し、遵守いたします。

3.　個人情報の安全管理に関して、個人情報の漏えい、滅失、又は毀損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正処置を講じる体制を構築し、実施し、維持いたします。また点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。安全に関する教育を定期的に実施し、当社事業に従事する従業者に徹底いたします。

4.　個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報相談窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、かつ誠意をもって対応いたします。

５．当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程等に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

株式会社バルコス
代表取締役社長　山本　敬

制定年月日：　2021年7月1日
最終改正年月日：　2021年11月1日

【本方針についての問合せ先】
株式会社バルコス
個人情報相談窓口：　佐伯英樹（管理部長）
電話番号：0858-48-1440／FAX番号：0858-48-1447

【事業者の名称及び個人情報保護管理者】
株式会社バルコス
個人情報保護管理者　佐伯英樹（さえきひでき）

【個人情報の利用目的】
お客様から取得した個人情報は、以下の目的で利用いたします。
（1）商品及びサービスの注文受付・商品の発送・各種問い合わせ対応のため
（2）商品及びサービスの納品後のアフターサービス対応のため
（3）商品及びサービスのカタログの送付、ＤＭ、メールマガジン、電話等でのご案内のため
（4）当社との提携先企業等が取り扱う商品やサービス、キャンペーン、各種情報のご案内のため
（5）取引履歴の統計的分析から商品及びサービスの調査・企画・開発をおこなうため
（6）顧客満足調査やアンケート調査、商品改良、サービス品質向上のため
（7）請求業務・与信判断・債権管理のため
（8）お客様以外のご登録個人情報でお届けの場合、そのお届け先からの問い合わせやアフターサービス対応のため
（9）上記にかかわる業務遂行のため

なお、お客様との通話を電話応対品質向上、お問い合わせ内容の正確な把握のために録音させていただく場合がございます。

当社への採用応募者から取得した個人情報は、以下の目的で利用いたします。
（1）採用応募者に対して、採用に関する情報提供を行なうため
（2）採用選考活動（書類審査を含む）を行なうため
（3）採用選考結果その他のご連絡のため
（4）今後の当社の採用活動の参考のためにアンケート、統計の作成等を実施するため
※採用となった方については就業後の雇用管理・人事情報としての利用のため

採用応募者用の同意書ダウンロードはこちら（個人情報の利用目的等の通知書兼同意書）

当社従業者から取得した個人情報は、以下の目的で利用いたします。
（1）配属、人事考課、教育などの人事管理
（2）年末調整等を含む給与計算
（3）社会保険等の手続きまたは健康診断等の労働衛生管理、福利厚生
（4）原価計算、予算管理、決算、税務申告などの経営管理
（5）緊急時など業務上の連絡、退職後の連絡
（6）従事する業務遂行のため（電話対応、担当者連絡先、窓口等）

【個人情報の第三者提供】
お客様から取得した個人情報は以下の場合を除き、第三者へ提供することはありません。
・決済会社より不正な利用の照会があった場合
・法令・国の機関・地方公共団体等により、提供に応じなければならない場合

【個人情報の委託】
当社が定める水準を満たしている委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。委託先とは機密保持契約を交わし、委託する個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対する必要、かつ、適切な監督を行います。

【個人情報の任意性】
お客様からの個人情報のご提出は任意でございますが、ご提供いただけない場合、商品又はサービスをご提供出来ないことがございますのでご了承ください。

【個人情報の開示・変更・削除】
当社は、当社がお客様からお預かりしている個人情報について、お客さまご本人から 開示・修正・削除のお申し出があった場合、開示・修正・削除いたします。法令などに定めのある場合は、当該法令に基づいて適切な対応をします。
なお、お問い合わせは下記窓口までお願いいたします。

【お客様の個人情報に関するお問い合わせ窓口】
〒682-0002
鳥取県倉吉市中江48-1
株式会社バルコス
窓口担当：個人情報保護管理者　佐伯英樹　宛
連絡先　電話番号：0858-48-1440／FAX番号：0858-48-1447

【個人情報の開示等の求めに関する手続き】
個人情報に関して本人は「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示」の求めができます。当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

【個人情報の利用目的の通知および開示、第三者提供記録の開示について】
１．利用目的の通知および開示、第三者提供記録の開示の求めの受付
次の（1）から（4）までの必要な書類を同封の上、（5）の宛先までご郵送をお願い致します。
（1）所定の個人情報の開示等請求書用紙の該当欄にご記入をお願いします。
（2）本人確認のため、（1）の書類とともに、以下の①か②のいずれかの書類の準備をお願いします。
①運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し
（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
②住民票の写し（発行後、30日以内のもの）
※①・②の書類に、本籍地やマイナンバーが明示されている場合は、消去していただいて結構です
（3）代理人の方が手続きをされる場合は、（1）（2）の書類に加え、以下の書類（①か②のいずれかの書類と③と④の書類）も準備をお願いします。
①代理人の運転免許証、パスポート等の写真で代理人の本人確認ができるものの写し
（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
②代理人の住民票の写し（発行後、30日以内のもの）
※①・②の書類に、本籍地やマイナンバーが明示されている場合は、消去していただいて結構です。
③代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
④代理を示す旨の委任状
（4）検討結果返信用に120円分の切手の準備をお願いします
（5）上記（1）から（4）まで該当する書類を同封の上、以下の宛先までご郵送をお願いします
〒682-0002　鳥取県倉吉市中江48-1　株式会社バルコス　個人情報保護管理者　佐伯英樹　宛

２．対応の検討
所定の用紙により受け付け、本人確認または代理人確認ができたときは、当社内で検討します。
ただし、次の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。
・本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
・違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
・国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
・犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合
・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

３．検討結果連絡
当社内で検討した結果は遅滞なく書面により連絡します。
書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。
・本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから6か月以内に責任を持って廃棄いたします。
・所定の用紙をお送りいただく前に、当社の「個人情報の取り扱いについて」をご確認ください。

【個人情報の内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止について】
１．個人情報の内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めの受付
次の（1）から（4）までの必要な書類を同封の上、（5）の宛先までご郵送をお願い致します
（1）所定の個人情報の開示等請求書用紙の該当欄にご記入をお願いします
（2）本人確認のため、（1）の書類とともに、以下の①か②のいずれかの書類の準備をお願いします。
①運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し
（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
②住民票の写し（発行後、30日以内のもの）
※①・②の書類に、本籍地やマイナンバーが明示されている場合は、消去していただいて結構です
（3）代理人の方が手続きをされる場合は、（1）2）の書類に加え、以下の書類（①か②のいずれかの書類と③と④の書類）も準備をお願いします。
①代理人の運転免許証、パスポート等の写真で代理人の本人確認ができるものの写し
（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
②代理人の住民票の写し（発行後、30日以内のもの）
※①・②の書類に、本籍地やマイナンバーが明示されている場合は、消去していただいて結構です
③代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
④代理を示す旨の委任状
（4）基本的には求め通りに対応させて頂きますので、文書での結果の回答は致しません。文書での結果の回答が必要な場合には、84円分の切手の同封をお願いいたします
（5）（1）から（4）まで必要な書類を同封の上、以下の宛先までご郵送をお願いします
〒682-0002　鳥取県倉吉市中江48-1　株式会社バルコス　個人情報保護管理者　佐伯英樹　宛

２．対応の実施
所定の書類により受け付け、本人確認または代理人確認ができたときは、当社内で対応を実施します。
ただし、次の場合は求めに応じられない場合があります。
・本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
・違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
・国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
・犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合
・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

３．対応結果連絡
当社内で対応の実施結果につきましては、文書での結果の回答は致しません。
（文書での結果の回答を希望された場合には、文書にて回答させて頂きます）
求めに応じられなかった場合には、文書にて回答させて頂きます。
文書にての回答の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。
・本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから６か月以内に責任を持って廃棄いたします。
・所定の用紙をお送りいただく前に、当社の「個人情報の取り扱いについて」をご確認ください。

【お客様の個人情報開示等の求めに関する手続きのお問い合わせ窓口】
〒682-0002
鳥取県倉吉市中江48-1
株式会社バルコス
窓口担当：個人情報保護管理者　佐伯英樹（管理部長）
連絡先　電話番号：0858-48-1440／FAX番号：0858-48-1447

 

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】
１、認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
２、苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565、フリーダイヤル：0120-700-779
（※受付時間　平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:30）

【保有個人データに関する事項】
事業者名 株式会社バルコス
事業者の代表者名 山本　敬
事業者の住所 〒682-0002　鳥取県倉吉市中江48-1

【保有個人データに関して、安全管理のために講じた措置】
当社では、個人情報保護法に基づき、保有個人データの安全管理のために講じた措置として以下に記載します。

（基本方針の策定）
当社では個人情報保護法および関係法令を遵守し、「個人情報保護方針」を策定し、別途公表しております。

（個人情報の取扱い規程の整備）
個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について、個人情報保護のためのマニュアルや規程、要領を策定しています。

（組織的安全管理措置）
個人情報の取扱いに関する責任者（個人情報保護管理者）を設置し、関係法令や当社の個人情報保護関連の各種規程・要領に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を構築しています。
個人情報の取扱状況について、定期的な内部監査の実施およびプライバシーマーク審査機関による審査を受けています。
個人情報の取扱いを委託する場合は、適切に委託先を選定するとともに、契約を締結し個人情報の取扱状況を定期または適宜に確認しています。

（人的安全管理措置）
当社の個人情報の取扱いに関する取扱いルールおよび関係法令等について、従業者に定期的な教育を実施しています。個人情報についての秘密保持に関する事項の就業規則への記載および誓約書の締結を実施しています。

（物理的安全管理措置）
個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込み機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、社外への移動を含め、当該機器や電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）
個人情報へのアクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報等の範囲を限定しています。
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを整備しています。

（外的環境の把握）
お客様から、安全管理措置等に関する情報提供のご依頼があった場合、速やかに対応いたします。